Druckbeschaffung
Teil von Druckerei anhand von Kriterien und Nachweisen für vergleichbare Angebote auswählen
Druckereiangebote prüfen: Abgleich, Rückfrage, Dokumentation
Druckereiangebote prüfen: Angebotspositionen abgleichen, Rückfragen zu Papier, Farbe, Lieferzeit und MwSt. klären, Preise und Abweichungen dokumentieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Jedes Angebot gegen die eigene Anfrage prüfen, nicht gegen die Mitbewerber.
- Fehlende Angaben zu Papier, Farbe, Lieferzeit und MwSt. nachfragen und das Ergebnis notieren.
- Preisstand mit Datum und Gültigkeit festhalten, ebenso jede Nachverhandlung.
- Preisvorteil und Leistungsvorteil getrennt ausweisen.
- Abweichungen mit Fundstelle in der Beschaffungsmappe dokumentieren.
Schrittfolge für die Angebotsprüfung
- Anfrage und alle eingegangenen Angebote in einer Mappe sammeln, mit Eingangsdatum.
- Jede Position der Anfrage neben die entsprechende Angebotsposition setzen.
- Fehlende oder unklare Angaben telefonisch klären und das Gesprächsergebnis sofort notieren.
- Preisstand, Gültigkeit und Bindung des Angebots prüfen.
- Ergebnis mit Fundstelle in der Mappe ablegen, bevor der Beschaffungsvorschlag entsteht.
Die Reihenfolge ist wichtig: Erst der Abgleich mit der eigenen Anfrage zeigt Lücken. Ein Vergleich der Angebote untereinander zeigt nur Unterschiede, nicht die Vollständigkeit.
Angebotspositionen gegen die Anfrage abgleichen
| Position | Geforderte Angabe | Angabe im Angebot | Ergebnis der Rückfrage |
|---|---|---|---|
| Papier | Sorte, Flächengewicht, Format | ||
| Farbe | Farbigkeit, Druckfarben, Proof | ||
| Lieferzeit | Datum oder Zeitfenster | ||
| MwSt. | Satz, Bemessungsgrundlage | ||
| Preis | Stückpreis, Auflage, Zahlungsziel |
Die Tabelle ist das Arbeitsmittel. Sie zwingt dazu, jede geforderte Angabe zu benennen und die Antwort des Anbieters daneben zu setzen.
Rückfragen zu Papier, Farbe, Lieferzeit und Umsatzsteuer
Papierangaben prüfen: Sorte, Flächengewicht, Format und Weißgrad. Fehlt die Sorte, ist der Preisvergleich nicht belastbar, weil Papier einen erheblichen Anteil der Druckkosten ausmacht.
Bei der Farbe sind Farbigkeit, Farbverbindlichkeit und Andruckmuster zu klären. Begriffe wie vierfarbig reichen nicht, wenn Sonderfarben oder ein verbindlicher Proof gefordert sind. Der Bundesverband Druck und Medien veröffentlicht dazu technische Hinweise, etwa den ProzessStandard Offsetdruck.
Lieferzeit: Datum oder Zeitfenster, Anlieferort, Anlieferfenster und Verpackung abfragen. Teillieferungen und ihre Verrechnung gehören ebenfalls in die Rückfrage.
Halten Sie jede Rückfrage mit Datum und Ergebnis fest, auch wenn sie zu keiner Änderung führt. Ein solcher Vermerk belegt, dass die Lücke geprüft wurde.
Für die Umsatzsteuer gilt nach § 12 UStG der Regelsteuersatz von 19 Prozent, für bestimmte Leistungen der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Das Angebot muss den Satz und die Bemessungsgrundlage nennen. Fehlt die Angabe, lassen sich Netto- und Bruttopreise nicht sauber vergleichen.
Preisstände, Nachverhandlungen und Bindung dokumentieren
Jede Nachverhandlung mit Datum, Ansprechperson, altem und neuem Preisstand notieren. Ein mündlich zugesagter Rabatt gehört in die Mappe, sonst ist er im Streitfall nicht belegbar.
Prüfen Sie, ob das Angebot verbindlich ist. Nach § 145 BGB ist an ein Angebot gebunden, wer es einem anderen gegenüber stellt, sofern er die Bindung nicht ausschließt. Eine unverbindliche Offerte und ein verbindliches Angebot verlangen unterschiedliche Reaktionen.
Die Annahmefrist regelt § 147 BGB: Unter Anwesenden muss die Annahme sofort erklärt werden, unter Abwesenden gilt die Frist, die der Antragende bestimmt hat. Notieren Sie diese Frist, damit die Prüfung nicht in eine abgelaufene Bindung läuft.
Abweichungen und Prüfergebnis festhalten
Notieren Sie zu jeder Abweichung vier Angaben: Position, Sollwert aus der Anfrage, Istwert im Angebot und Klärungsstand. Eine Bewertung folgt erst danach.
Trennen Sie Preisvorteil und Leistungsvorteil. Ein Angebot kann je 1.000 Bogen günstiger sein und trotzdem eine längere Lieferzeit oder eine geringere Maschinenleistung bieten. Rechnen Sie beides nicht zu einer Kennzahl zusammen, solange die Leistung nicht einheitlich messbar ist.
Beispielrechnung mit eigenen Annahmen: 20.000 Flyer, vierfarbig, 135 g/m², Lieferung frei Haus. Angebot A nennt 780 Euro netto bei 15 Arbeitstagen, Angebot B nennt 840 Euro netto bei 8 Arbeitstagen. Der Preisunterschied beträgt 60 Euro netto, der Lieferzeitunterschied 7 Arbeitstage. Beide Werte getrennt übernehmen, nicht saldieren.
Legen Sie am Ende drei Unterlagen in die Mappe: die ausgefüllte Abgleichliste, die Gesprächsnotizen und eine Zeile, welches Angebot welchen Vorteil oder Nachteil trägt. Verweisen Sie darin auf die jeweilige Fundstelle. Hinweise zu Beschaffung und Vergabe bündelt der Deutsche Industrie- und Handelskammertag in seinen Themenfeldern.
Häufige Fragen
Muss ich fehlende Angaben immer schriftlich nachfragen?
Telefonisch klären ist zulässig, das Ergebnis muss aber sofort schriftlich festgehalten werden. Datum und Ansprechperson gehören dazu.
Kann ein Anbieter sein Angebot nachträglich ändern?
Hat er die Bindung nach § 145 BGB ausgeschlossen, kann er bis zur Annahme ändern oder widerrufen. Danach nur im gegenseitigen Einvernehmen.
Reicht der niedrigste Preis für die Auswahl?
Nein. Preis und Leistung getrennt bewerten, sonst bleibt die Lieferzeit unberücksichtigt.
Welcher Steuersatz gilt für Druckleistungen?
Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Satz 7 Prozent. Welcher Satz greift, hängt von der konkreten Leistung ab, deshalb beim Anbieter nachfragen.