Druckerei anhand von Kriterien und Nachweisen für vergleichbare Angebote auswählen

Das Wichtigste auf einen Blick

Der Kriterienkatalog steht vor der Anfrage, nicht danach. Nachträglich gesetzte Kriterien machen jedes Angebot passend.
Verglichen werden einheitliche Positionen, nie Gesamtsummen.
Jeder Nachweis braucht Aussteller, Geltungsbereich und Laufzeit.
Ein Kriterium ohne Nachweis gilt als nicht erfüllt, auch beim niedrigsten Preis.
Preis je Einheit, Skonto, Versand und Folgekosten werden getrennt gerechnet.

Kriterienkatalog vor der Anfrage festlegen

Der Maschinenpark bestimmt Format, Auflage und Termin. Fragen Sie nach dem Bogenoffset mit Format und Zahl der Farbwerke, nach dem Digitaldruck für Kleinauflagen und nach der Weiterverarbeitung im Haus. Fremd vergebene Schritte kosten Zwischenwege und tragen ein Terminrisiko.

Vier Angaben gehören identisch in jede Anfrage: Auftragsart, Menge mit Einheit, Liefertermin und Lieferort. Alle weiteren Angaben sind Auswertungskriterien und werden vorab festgelegt.

Die Rangfolge steht vor dem Versand:

Termin: verbindlich oder nur Wunschtermin
Leistungsumfang: welche Bestandteile der Auftrag umfasst
Maschinenpark: Format, Farbwerke, Weiterverarbeitung im Haus
Nachweise: Zertifikate, Referenzen, Datenschutz
Preis: je Einheit und für die Gesamtmenge

Jedes Kriterium wird als Pflicht oder als Wunsch gekennzeichnet. Ohne diese Kennzeichnung wird es bei der Auswertung beliebig ausgelegt. Nach dem Versand der Anfrage ändern Sie den Katalog nicht mehr.

Legen Sie auch die Prüfparameter fest: Farbigkeit, Sonderfarben nach HKS oder Pantone, Papier und Grammatur, Falzart und Verpackung je Bündel. Diese Angaben gehören identisch in jede Anfrage. Sonst vergleichen Sie Angebote für unterschiedliche Leistungen.

Fragen Sie zusätzlich nach Papierlager und Monatskapazität. Beide Angaben entscheiden, ob ein Termin verbindlich zugesagt werden kann. Klären Sie außerdem den Andruck: farbverbindlicher Proof, Andruck auf der Maschine oder Verzicht auf beides.

Nachweise konkret anfordern

Fordern Sie zu jedem Qualitätsmerkmal ein Dokument an und lesen Sie es mit Aussteller, Zweck und Geltungsbereich.

Nachweis	Aussteller	Belegt	Dokument
ISO 9001	akkreditierte Zertifizierungsstelle	geordnete Prozesse am genannten Standort	Zertifikat mit Nummer, Geltungsbereich und Laufzeit
FSC Chain of Custody	Zertifizierungsstelle im Auftrag des FSC	Rückverfolgbarkeit zertifizierten Materials	Zertifikat mit Lizenzcode und Produktgruppen
PEFC Chain of Custody	Zertifizierungsstelle im Auftrag von PEFC	Rückverfolgbarkeit im PEFC-System	Zertifikat mit Nummer und Laufzeit
Klimaschutzvereinbarung	Bundes- oder Landesministerium	freiwillige Ziele, Maßnahmen und Zieljahr	Vereinbarungstext und Zwischenbericht
Ausbildungsberechtigung	Industrie- und Handelskammer	Ausbildungsbetrieb und Zahl der Plätze	Eintrag in der Lehrlingsrolle und Übernahmequote

Zertifizierungsstellen für ISO 9001 müssen von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) akkreditiert sein. Prüfen Sie die Zertifikatsnummer bei der ausstellenden Stelle und im Register des jeweiligen Systems. Ein Zertifikat für einen Standort belegt nichts für einen anderen Standort desselben Unternehmens.

Umweltleistung belegen ISO 14001 und EMAS. Auch diese Nachweise gelten nur für den genannten Standort. Verlangen Sie den letzten Auditbericht oder die Umwelterklärung, nicht nur das Logo auf der Website.

Klimaschutzvereinbarungen schließt ein Betrieb freiwillig mit einem Bundes- oder Landesministerium. Zieljahr und Maßnahmen unterscheiden sich stark. Lassen Sie Ziel, Maßnahmen und Zwischenstand schriftlich nennen. Unternehmen, die nicht klein oder mittel sind, führen zusätzlich alle vier Jahre ein Energieaudit nach dem Energiedienstleistungsgesetz durch.

Ausbildung weisen Betriebe über die Ausbildungsberechtigung der Kammer nach, dazu über Zahl der Ausbildungsplätze und Übernahmequote.

Die Allianz für Aus- und Weiterbildung bündelt Bund, Länder, Wirtschaft und Gewerkschaften und macht betriebliches Engagement sichtbar (Allianz für Aus- und Weiterbildung).

Welche Angaben Betriebe belegen können, ordnet der DIHK in seinen Themenfeldern von Bildung über Energie bis Recht (Themenfelder des DIHK).

Referenzen wirken nur, wenn sie vergleichbar sind. Lassen Sie zwei bis drei Aufträge mit Auflage, Format, Papier und Termin benennen und ein Musterexemplar zeigen. Beim Datenschutz zählt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679. Fragen Sie nach den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 32 und nach dem Löschkonzept für Druckdaten und Adressdateien.

Ein Kriterium ohne Nachweis gilt als nicht erfüllt. Diese Regel verhindert, dass ein einzelnes Zertifikat die Auswahl trägt.

Anbieter benennen und Angebotsmatrix aufbauen

Konkrete Namen machen den Vergleich prüfbar. Die folgenden Betriebe sind öffentlich bekannt und decken unterschiedliche Profile ab.

Anbieter	Standort	Profil	Öffentlich genannt
Onlineprinters	Neustadt an der Aisch	Offset und Digital, Werbedrucksachen	ISO 9001, FSC, PEFC
WIRmachenDRUCK	Backnang	Online-Druck, Geschäftsdrucksachen	ISO 9001, FSC, PEFC
Vogl Druck	Zorneding	Bogenoffset, Geschäftsausstattung	ISO 9001, FSC, PEFC
Kösel	Altusried-Krugzell	Buch- und Akzidenzdruck	ISO 9001, ISO 14001, FSC, PEFC
flyeralarm	Würzburg	Online-Druck, Werbemittel	FSC-Papiere, klimaneutraler Druck

Diese Angaben sind Startpunkte, keine Belege. Jedes Zertifikat prüfen Sie am Dokument und im Register. Für den Vergleich tragen Sie je Anbieter dieselben Zeilen ein.

Position	Onlineprinters	WIRmachenDRUCK	Vogl Druck
Grundpreis je 1.000 Stück, netto	eintragen	eintragen	eintragen
Papier mit Sorte und Grammatur	eintragen	eintragen	eintragen
Proof und Falzen enthalten	eintragen	eintragen	eintragen
Versand, Verpackung und Liefertermin	eintragen	eintragen	eintragen
ISO 9001 mit Standort und Laufzeit	eintragen	eintragen	eintragen

Führen Sie die Matrix mit einer Zeile je Kriterium und einer Spalte je Anbieter. In jede Zelle gehört ein Verweis auf das Dokument oder der Vermerk "fehlt". Jede leere Zelle ist eine Rückfrage, keine Lücke, die Sie selbst füllen.

Setzen Sie für die Angebotsabgabe ein Datum mit Uhrzeit. Achten Sie auf die Bindefrist: Ein unverbindliches Angebot lässt sich nicht einplanen. Fehlende Angaben fordern Sie schriftlich nach und notieren die Antwort mit Datum.

Preisbestandteile vollständig abfragen

Ein Druckpreis besteht aus mehreren Teilen. Fordern Sie eine Aufstellung mit diesen Positionen:

Datenaufbereitung, Satz und Reinzeichnung
Proof oder Andruck, mit Angabe der Verbindlichkeit
Papier und Bedruckstoff mit Sorte, Grammatur und Format
Druck und Lackierung, mit Farbigkeit und Auflage
Weiterverarbeitung, Verpackung und Versand

Fehlt eine Position, wird sie später als Zusatz berechnet. Der scheinbar günstigste Anbieter wird damit teuer. Klären Sie die Korrekturrunden: Wie viele sind enthalten, und was kostet jede weitere? Klären Sie ebenso die Druckdaten: Wer liefert sie in welchem Format, und wer prüft die Druckfähigkeit?

Rechnen Sie Skonto nur, wenn Zahlungsziel und Prozentsatz im Angebot stehen. Klären Sie, ob Skonto auf den Netto- oder den Bruttobetrag gilt. Diese Angabe verändert den Vergleich stärker als der Preis je 1.000 Stück.

Zuschüsse rechnen Sie getrennt und erst nach der Bewilligung. Programme für Energieeffizienz und Klimaschutz führt die Förderdatenbank des Bundes mit Angeboten von Bund, Ländern und der Europäischen Union (Förderdatenbank: Förderprogramme).

Beispielrechnung für einen Flyerauftrag

Angenommen werden 10.000 Flyer, vierfarbig, 135 Gramm pro Quadratmeter, gefalzt, Lieferung innerhalb Deutschlands. Alle Beträge in Euro netto, Umsatzsteuer 19 Prozent. Die Zahlen sind angenommen und kein Marktpreis.

Angebot A: 480 Euro Druck, 35 Euro Versand, Falzen enthalten, 2 Prozent Skonto bei Zahlung in 14 Tagen
Angebot B: 445 Euro Druck, 70 Euro Versand, Falzen nicht enthalten und mit 45 Euro nachberechnet, kein Skonto
Angebot C: 520 Euro Druck, Versand und Falzen enthalten, Zahlung in 30 Tagen ohne Skonto

Damit ergibt sich: A mit 515,00 Euro netto, nach Skonto 504,70 Euro. B mit 560,00 Euro netto. C mit 520,00 Euro netto. Der niedrigste Druckpreis liegt bei B, der niedrigste Gesamtpreis bei A.

Rechnen Sie zusätzlich die Nachauflage. Wer 5.000 weitere Exemplare zu 0,03 Euro je Stück bekommt, zahlt 150,00 Euro netto und spart Rüstkosten. Fragen Sie diesen Preis zusammen mit dem Erstauftrag ab.

Bei jedem Betrag nennen Sie Einheit, Zeitraum und Behandlung der Umsatzsteuer. Der niedrigste Kaufpreis ist selten der niedrigste Kostenverlauf.

Beschaffungsvorschlag begründen und dokumentieren

Der Vorschlag darf gegen den niedrigsten Anschaffungspreis entscheiden. Dann muss er die Annahmen offenlegen. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

Pflichtkriterien mit Ja oder Nein bewerten. Ein Pflichtkriterium ohne Nachweis führt zum Ausschluss, unabhängig vom Preis.
Wunschkriterien mit Punkten bewerten, deren Gewichtung vorher festgelegt wurde.
Kosten je Anbieter mit Einheit, Zeitraum und Umsatzsteuer nebeneinander stellen.
Fehlende Nachweise mit Nachreichtermin vermerken. Ein Vorbehalt mit Termin ist besser als eine stille Annahme.
Ergebnis mit Kriterien, Gewichtung und Datum schriftlich festhalten.

Halten Sie außerdem fest, welche Unterlagen fehlen und bis wann sie nachgereicht werden. So lässt sich der Auftrag später prüfen, wenn Termin oder Qualität abweichen.

Wählen Sie die Druckerei, die alle Pflichtkriterien mit Nachweis erfüllt und den niedrigsten belegten Kostenverlauf bietet. Über Rabatte verhandeln Sie danach, nicht über die Kriterien.

Häufige Fragen

Wie viele Angebote soll ich einholen?

Eine feste Zahl gibt es für private Einkäufer nicht. Legen Sie die Anzahl vor der Anfrage fest und behandeln Sie alle Anbieter gleich. Wichtiger als die Anzahl ist, dass jedes Angebot dieselben Positionen enthält.

Was belegt ein FSC- oder PEFC-Zertifikat?

Es belegt die Rückverfolgbarkeit zertifizierten Materials für den im Zertifikat genannten Geltungsbereich. Über Termintreue, Druckqualität oder Preis sagt es nichts aus. Zertifikatsnummer und Laufzeit prüfen Sie im Register des Systems.

Wie weise ich Klimaschutz und Ausbildung nach?

Freiwillige Klimaschutzvereinbarungen nennen Zieljahr und Maßnahmen. Zur Ausbildung gehören Ausbildungsberechtigung, Zahl der Plätze und Übernahmequote. Die DIHK-Kampagne zur Sichtbarkeit von Ausbildung zeigt Betriebe, die ihr Engagement belegen (Ausbildung sichtbar machen).

Was tun, wenn Angaben im Angebot fehlen?

Fordern Sie die Angabe schriftlich nach und notieren Sie Frage und Antwort mit Datum. Fehlt ein Nachweis auch nach dem Nachreichtermin, gilt das Kriterium als nicht erfüllt.

Warum nicht einfach den niedrigsten Preis nehmen?

Weil Gesamtsummen unterschiedliche Leistungen abbilden. Erst einheitliche Positionen zeigen, ob Falzen, Versand oder Proof enthalten sind. Der niedrigste Druckpreis ist selten der niedrigste Kostenverlauf.