Druckbeschaffung
Teil von Druckerei anhand von Kriterien und Nachweisen für vergleichbare Angebote auswählen
Welche Angaben machen eine Druckanfrage für alle Anbieter vergleichbar?
Druckanfrage vergleichbar machen: Pflichtangaben zu Format, Auflage, Papier, Datenformat, Liefertermin und MwSt. plus Prüfliste für vergleichbare Angebote.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Pflichtangaben: Format, Umfang, Auflage, Papier, Farbigkeit, Weiterverarbeitung, Datenformat, Liefertermin, Preisbezug, Steuersatz.
- Preise pro Auflage und netto abfragen, mit Angaben zu Versand, Verpackung, Rabatt und Zahlungsfrist.
- Abgabetermin für das Angebot setzen und den Eingang mit einer Prüfliste gegen die eigene Anfrage halten.
- Ohne Papiervorgabe und Weiterverarbeitung kalkuliert jede Druckerei eine andere Leistung.
Pflichtangaben zu Format, Umfang und Verarbeitung
Diese fünf Punkte bestimmen den größten Teil der Herstellkosten und gehören zuerst in die Anfrage.
- Format: Endformat und offenes Format in Millimetern, Beschnittzugabe getrennt angeben.
- Umfang: Seitenzahl, Satzspiegel und die Angabe, ob ein- oder beidseitig gedruckt wird.
- Auflage: Hauptauflage plus zwei Alternativen, etwa 500, 1.000 und 2.500 Stück, damit Mengenstaffeln sichtbar werden.
- Papier: Sorte, Grammatur und Volumen, bei Karton zusätzlich die Laufrichtung.
- Farbigkeit und Weiterverarbeitung: 4/4-farbig, Sonderfarben, Lack, Falzen, Rückenheftung, Klebebindung, Cellophanierung.
Jede Zeile steuert einen eigenen Kostenblock. Fehlt die Grammatur, kalkuliert jede Druckerei ein anderes Papier. Fehlt die Weiterverarbeitung, bleibt offen, ob Falzen und Heftung im Preis enthalten sind. Beide Lücken erzeugen Rückfragen und Angebote, die sich nicht decken.
Datenformat, Liefertermin und Steuersatz
Vier weitere Punkte entscheiden über die Abwicklung und über die Höhe des Endpreises.
- Datenformat: druckfertige PDF-Datei nach PDF/X-4, Bilder mit 300 dpi, eingebettete Schriften, Farbraum CMYK mit definiertem Profil.
- Liefertermin: Wunschtag, Lieferadresse, Annahmefenster und die Frage nach Teillieferungen.
- Versand: Versandart, Palettierung und die Angabe, ob Frachtkosten im Angebot enthalten sind.
- Steuersatz: Nettopreis, Steuersatz und Zahlungsfrist getrennt ausweisen lassen. Für Druckerzeugnisse gilt meist der Regelsteuersatz, für begünstigte Erzeugnisse wie Bücher der ermäßigte Satz, den § 12 UStG festlegt.
Der Bundesverband Druck und Medien (bvdm) veröffentlicht mit dem ProzessStandard Offsetdruck die technischen Vorgaben, auf die sich Farbprofil und Prüfdruck beziehen. Ohne diese Vorgabe entstehen Angebote mit unterschiedlichen Farbannahmen und später Nachforderungen bei den Daten.
Beispiel für eine vollständige Druckanfrage
Zu drucken sind 2.500 Broschüren im Endformat DIN A5 hoch, 16 Seiten plus Umschlag, Innenteil 135 g/m² Bilderdruck matt, Umschlag 250 g/m² Karton.
Der Umschlag wird 4/4-farbig mit Dispersionslack gedruckt und in Rückenheftung verarbeitet. Die Daten liegen als PDF/X-4 vor, die Lieferung soll frei Haus bis zum 14. März erfolgen.
Erbeten wird ein Angebot mit Nettopreis pro Auflage, Versandkosten, Zahlungsfrist, Steuersatz und Bindefrist bis zum 20. Februar.
Abgabetermin, Lieferantenkreis und Prüfliste
Die Terminierung gehört an den Anfang. Ein Merkblatt der Industrie- und Handelskammern zum Angebotsvergleich behandelt die Terminierung der Angebotsabgabe als eigenen Arbeitsschritt und hält die Ausgangslage in einer Telefonnotiz mit Menge, Preisvorgabe, Konditionen und Liefertermin fest.
Übertragen auf den Druck lauten diese Stichworte Auftragsart, Auflage, Format, Preisbezug und Liefertermin. Der Lieferantenkreis steht vor dem Versand fest, im Beispiel zwei Anbieter aus bestehender Geschäftsbeziehung und ein Anbieter aus einem Branchenverzeichnis.
Rechtlich ist eine Anfrage noch kein Auftrag. Wer ein Angebot abgibt, ist nach § 145 BGB daran gebunden, und angenommen werden kann es nur innerhalb der Frist, die § 147 BGB bestimmt. Deshalb sollte jede Druckerei Abgabetermin und Bindefrist ausdrücklich benennen.
Für den Eingang genügt ein Kalendereintrag je Druckerei. Nach dem Abgabetermin werden die Angebote gesammelt und Zeile für Zeile gegen die Anfrage geprüft: geforderte Angabe, Angabe im Angebot, Ergebnis der Rückfrage. Fehlende Werte werden telefonisch ergänzt, wie es das IHK-Verfahren vorsieht.
Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt in den Themenfeldern des DIHK Themen und Positionen für Betriebe.
Rechenbeispiel: drei Angebote auf einen Nenner bringen
Angenommen, drei Druckereien liefern für dieselbe Broschüre die folgenden Werte. Die Zahlen sind eine verdeutlichende Annahme, keine Marktpreise.
| Anbieter | Nettopreis | Versand | Summe |
|---|---|---|---|
| A | 900 Euro | 45 Euro | 945 Euro |
| B | 950 Euro | inklusive | 950 Euro |
| C | 880 Euro | 70 Euro | 950 Euro |
Anbieter C nennt den niedrigsten Nettopreis und liegt nach Versand gleichauf mit B. Räumt C bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen zwei Prozent Skonto ein, sinkt die Summe auf 931 Euro, sonst bleibt A vorn. Vergleichbar werden die Werte erst, wenn alle Zeilen dieselbe Bezugsgröße tragen: eine Auflage, ein Liefertermin, eine Zahlungsfrist.
Häufige Fragen
Muss die Anfrage schon ein verbindliches Angebot sein?
Nein. Die Anfrage fordert ein Angebot an. Verbindlich wird erst die Annahme durch den Auftraggeber.
Welcher Steuersatz gehört in die Anfrage?
Der Regelsteuersatz von 19 Prozent für Druckerzeugnisse, der ermäßigte Satz für begünstigte Erzeugnisse wie Bücher. Jede Druckerei soll den Satz getrennt vom Nettopreis ausweisen.
Reicht eine Auflage pro Anfrage?
Besser sind zwei Alternativen, weil Mengenstaffeln den Stückpreis senken und die Wahl der Auflage kalkulierbar wird.
Wie lang sollte die Angebotsfrist sein?
Lange genug, dass jede Druckerei Papier und Termin prüfen kann. Zu kurze Fristen führen zu unvollständigen Angeboten.
Was, wenn eine Position im Angebot fehlt?
Die Rückfrage klärt das. Bestätigt die Druckerei, dass sie die Leistung nicht anbietet, wird das im Vergleich vermerkt und nicht als Preisvorteil gewertet.
