Briefpapier und Visitenkarten bestellen: Mengen, Papier und Veredelung kalkulieren

Das Wichtigste auf einen Blick

Visitenkarten werden bei 250 Stück je Stück am teuersten, bei 2.500 Stück sinkt der Stückpreis auf ein Drittel.
Briefbögen rechnen sich ab 500 Stück, weil die Rüstkosten dann auf mehr Blätter verteilt werden.
Für Visitenkarten sind 300 bis 400 g/m² üblich, für Briefpapier 80 bis 100 g/m².
UV-Lack und Prägung bestehen aus einem Rüstanteil und einem Stückanteil, der mit der Auflage steigt.
Auf den Nettopreis kommt die Umsatzsteuer von 19 Prozent nach § 12 UStG.

Visitenkarten: Auflagen von 250 bis 2.500 Stück

Die Beispielrechnung unterstellt einen Grundpreis von 45 Euro netto für Satz, Freigabe und Rüstung. Der Stückpreis fällt mit der Auflage. Alle Beträge sind Nettopreise, die Umsatzsteuer kommt hinzu.

Auflage	Papier	Veredelung	Netto	Brutto
250	350 g/m²	ohne	95,00 Euro	113,05 Euro
500	350 g/m²	UV-Lack einseitig	135,00 Euro	160,65 Euro
1.000	400 g/m²	UV-Lack beidseitig	215,00 Euro	255,85 Euro
2.500	400 g/m²	UV-Lack beidseitig, Prägung	395,00 Euro	470,05 Euro

Bei 250 Karten liegt der Stückpreis netto bei 0,38 Euro, bei 2.500 Karten bei 0,16 Euro. Der größte Sprung entsteht zwischen 250 und 500 Stück, weil dort die Rüstkosten auf die erste größere Menge verteilt werden. Die Preisspanne in dieser Rechnung reicht von 215 Euro netto bei 1.000 Stück bis 395 Euro netto bei 2.500 Stück.

Die Bruttobeträge ergeben sich durch Multiplikation mit 1,19. Der Regelsteuersatz von 19 Prozent ist im Umsatzsteuergesetz festgelegt, die Einzelnorm finden Sie beim Bundesministerium der Justiz unter § 12 UStG.

Briefbögen: 500 und 1.000 Stück kalkulieren

Für Briefpapier gelten dieselben Bestandteile: Satz, Rüstung, Papier, Druck und Veredelung. Die folgende Tabelle zeigt vier Varianten in DIN A4.

Auflage	Papier	Druck	Veredelung	Netto	Brutto
500	90 g/m²	einfarbig	ohne	68,00 Euro	80,92 Euro
1.000	90 g/m²	einfarbig	ohne	98,00 Euro	116,62 Euro
500	100 g/m²	zweifarbig	UV-Lack	92,00 Euro	109,48 Euro
1.000	100 g/m²	zweifarbig	UV-Lack	132,00 Euro	157,08 Euro

Bei 500 Bögen kostet ein Blatt netto 0,14 Euro, bei 1.000 Bögen noch 0,10 Euro. Der Aufpreis für 100 g/m² und zweifarbigen Druck beträgt in dieser Rechnung 24 Euro netto je 500 Stück. Die Mengenstaffel wirkt bei Briefbögen schwächer als bei Visitenkarten. Papier und Druckkosten pro Blatt dominieren, die Rüstkosten fallen anteilig geringer aus.

Papiergewicht und Veredelung: Was den Preis treibt

Das Flächengewicht wird in Gramm pro Quadratmeter angegeben. Es bestimmt Steifigkeit, Haptik und Laufeigenschaft. Für Visitenkarten sind 300 g/m² bis 400 g/m² üblich, für Briefbögen 80 g/m² bis 100 g/m².

Ein höheres Flächengewicht erhöht den Materialpreis, weil mehr Faserstoff je Bogen nötig ist. Bei 400 g/m² statt 300 g/m² steigt der Papieranteil um etwa ein Drittel, der Gesamtpreis weniger.

UV-Lack schützt vor Abrieb und wird einseitig oder beidseitig aufgetragen. Eine Prägung, etwa Blindprägung oder Folienprägung, benötigt ein Werkzeug und eine Rüstzeit. Beide Veredelungen haben einen auflagefixen und einen auflagevariablen Anteil. Prägung und UV-Lack lassen sich kombinieren. Die Reihenfolge im Druckprozess bestimmt den Aufwand.

Der Bundesverband Druck und Medien (bvdm) veröffentlicht Kalkulationshilfen und Branchenkennzahlen für die Druckkostenrechnung. Der Verband Deutscher Papierfabriken (VDP) liefert Daten zur Papierwirtschaft. Beide Verbände dienen als Orientierung, ersetzen aber kein konkretes Angebot.

Rechenweg in fünf Schritten

Auflage festlegen: 250, 500, 1.000 oder 2.500 Visitenkarten, 500 oder 1.000 Briefbögen.
Papier wählen: 300 bis 400 g/m² für Karten, 80 bis 100 g/m² für Bögen.
Veredelung bestimmen: ohne, UV-Lack, Prägung oder Kombination.
Rüstkosten und Stückkosten trennen und je Auflage addieren.
Nettosumme mit 1,19 multiplizieren, um den Bruttobetrag zu erhalten.

Die Umsatzsteuer von 19 Prozent ist der Regelsteuersatz. Für Druckleistungen gilt keine Ermäßigung. Die Rechtsgrundlage steht in § 12 UStG.

Mengenstaffel und Lagerkosten

Große Auflagen senken den Stückpreis, binden aber Kapital und Lagerfläche. Visitenkarten mit 2.500 Stück reichen bei einem Mitarbeiter mehrere Jahre. Ändern sich Firmierung, Anschrift oder Design, wird die Restmenge unbrauchbar.

Rechnen Sie die Lagerkosten mit: Miete je Regalmeter, Versicherung und Abschreibung auf die Restmenge. Ein Stückpreisvorteil von 0,05 Euro rechtfertigt keine Auflage, die drei Jahre im Schrank liegt. Prüfen Sie die Mindesthaltbarkeit von Papier. UV-Lack und Folienkaschierung können vergilben oder abreiben.

Angebote vergleichen

Fordern Sie Angebote mit denselben Angaben an: Auflage, Papiergewicht, Veredelung, Lieferzeit und Preis netto. Achten Sie auf Positionen für Satz, Korrektur, Anlieferung und Verpackung. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag bündelt in seinen Themenfeldern Hinweise zu Recht und Beschaffung.

Die Umsatzsteuer wird auf alle Positionen aufgeschlagen. Bei grenzüberschreitenden Lieferungen gelten andere Regeln, die das Umsatzsteuergesetz vorgibt.

Häufige Fragen

Wie viele Visitenkarten soll ich bestellen?

Für eine Einzelperson reichen 250 bis 500 Stück. Für ein Team mit mehreren Namen sind 1.000 Stück wirtschaftlicher. Bei 2.500 Stück ist der Stückpreis am niedrigsten.

Welches Papier passt zu Visitenkarten?

350 g/m² bis 400 g/m² sind für Visitenkarten üblich, 80 g/m² bis 100 g/m² für Briefpapier. Höhere Gewichte wirken wertiger, kosten aber mehr.

Was kostet UV-Lack oder Prägung?

UV-Lack erhöht den Nettopreis je nach Auflage um etwa 15 bis 40 Euro, eine Prägung um etwa 60 bis 120 Euro. Diese Beträge sind Beispielwerte.

Wie rechne ich die Umsatzsteuer?

Multiplizieren Sie den Nettobetrag mit 0,19 und addieren Sie das Ergebnis. Der Steuersatz beträgt 19 Prozent. Die Grundlage nennt § 12 UStG.

Muss ich Angebote schriftlich vergleichen?

Ja, mit einer Positionstabelle. Notieren Sie Auflage, Papier, Veredelung, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. So sind Angebote vergleichbar.