Briefbogen gestalten: typische Fehler vermeiden

Fehler 1: Endformat und Datenformat verwechseln

Beim Briefbogen gestalten kann die teuerste Fehlfreigabe entstehen, wenn Endformat und Datenformat nicht zusammenpassen: Beim Beschnitt können wichtige Inhalte angeschnitten werden, Farben können falsch erscheinen. Ursache sind unpassende Maße oder zu knappe Sicherheitsabstände. Legen Sie die Maße vor dem Gestalten fest und vergleichen Sie die exportierte PDF mit der Produktionsansicht.

Das Endformat beträgt 21,0 x 29,7 cm. Werden an jeder Kante 2 mm Beschnitt ergänzt, muss die Datei 21,4 x 30,1 cm groß sein. Hilfslinien bei 2 mm und 6 mm zeigen Beschnitt und Sicherheitsbereich. Wichtige Seitenelemente sollten mindestens 4 mm innerhalb des Endformats stehen.

Für ungestrichene Papiere sind 300 dpi sowie CMYK FOGRA52 (PSO Uncoated v3) vorgesehen. Vergleichen Sie die Vorgaben für Druckdaten beim PDF-Export mit Ihrer Datei. So können Sie technische Abweichungen erkennen, bevor die Daten hochgeladen und für die Produktion freigegeben werden.

Fehler 2: Schriften und wichtige Elemente nicht absichern

Nicht eingebettete Schriften und zu nah am Rand platzierte Angaben können das Druckergebnis beeinträchtigen. Prüfen Sie deshalb die Schriftübernahme und halten Sie den Sicherheitsabstand ein. Binden Sie Schriften vollständig ein oder wandeln Sie sie in Kurven um, bevor Sie die PDF kontrollieren.

Logo, Adresse, Bankverbindung und weitere wesentliche Angaben gehören mindestens 4 mm nach innen, gemessen vom Endformat. Ein Logo mit zunächst nur 2 mm Abstand wird also um 2 mm weiter in die Seite versetzt. Die Datei- und Fortdruckkontrolle hilft außerdem, Formularfelder und Kommentare in der PDF aufzuspüren.

Fehler 3: Papier und Rückseite nicht für den Gebrauch auswählen

Ein Papier, das sich nicht passend beschreiben oder später per Laser bedrucken lässt, ist für den vorgesehenen Einsatz ungeeignet. Richten Sie die Wahl daher nach dem Gebrauch aus: Für klassische Geschäftsbriefe gilt 100 g/m² Laser-Offsetpapier mit PEFC als belastbare Wahl. Klären Sie zugleich, ob die Rückseite bedruckt werden soll.

Einseitiger Vierfarbdruck wird als 4/0 bezeichnet, beidseitiger Vierfarbdruck als 4/4. Neben DIN A4 sind DIN A5, DIN A6, DIN lang und 1/6 DIN verfügbar. Bleibt die Rückseite leer, reicht 4/0; bei gewünschtem Druck auf beiden Seiten ist 4/4 vorgesehen. Die Auswahl von Format und Bedruckung sollte also zum Briefbogen passen.

Laser-Offsetpapier mit PEFC ist in 80, 90, 100 und 120 g/m² erhältlich. Als weitere Möglichkeit gibt es Recyclingpapier aus 100 % Altpapier. Der Siegelvergleich ordnet Blauer Engel, FSC und PEFC ein; Informationen zu Papier mit Siegeln ergänzen diese Orientierung.

Zusätzliche Orientierung bieten die Produktgruppe Papier und Druckerzeugnisse beim Blauen Engel und die Informationen der EU-Kommission zur Kreislaufwirtschaft. Bei beidseitigem Laserdruck mit häufigem Knicken sollte das Papier nicht zu dünn sein. Angebote nennen Papierprodukte und Bedruckungsoptionen, aber keinen verbindlichen Gesamtpreis für jede Kombination.

Fehler 4: Den Gestaltungspreis für den Druckpreis halten

Wer ein Gestaltungspaket als Preis für den fertigen Briefbogen einplant, kalkuliert falsch: Die genannten Beträge decken die Gestaltung ab, der Druck kommt nicht dazugehörig hinzu. Trennen Sie deshalb bei der Budgetplanung die Kosten für Gestaltung und Druck, statt beide Leistungen als einen Gesamtpreis zu behandeln.

Onlineprinters berechnet netto 69 Euro für Basis, 99 Euro für Komfort und 129 Euro für Premium. Basis umfasst ein einseitiges Layout, zwei Vorschläge auf Grundlage von Standardvorlagen und die Verwendung eines Logos. Prüfen Sie vor der Auswahl, welche Gestaltungsleistung im jeweiligen Paket enthalten ist.

Komfort und Premium ermöglichen eine ein- oder zweiseitige Gestaltung, mehr Korrekturschleifen sowie telefonischen Service. Beide höheren Stufen bieten somit mehr Seitenoptionen und zusätzliche Betreuung als Basis. Diese Unterschiede betreffen den Gestaltungsservice und ändern nichts daran, dass der Druck nicht im genannten Gestaltungspreis enthalten ist.

Fehler 5: Eine Mustervorlage für eine fertige Druckdatei halten

Eine Word-Vorlage unterstützt beim Aufbau, ersetzt aber nicht die technische Prüfung der späteren Druck-PDF. Nach der Registrierung steht eine kostenlose Mustervorlage Geschäftsbrief DIN 5008 als Word-Download bereit. Kontrollieren Sie die daraus erzeugte Datei weiterhin auf Beschnitt und Farbprofil, statt die Vorlage als Druckfreigabe anzusehen.

Wer noch kein eigenes Layout hat, kann mit dem Online-Editor von Onlineprinters beginnen. Über eine Briefpapier-Vorlage lassen sich Farbe, Schrift und Stil anpassen. Der Editor soll Schwierigkeiten mit Beschnitt und Farbraum vermeiden und lässt sich auch ohne vorhandene Ausgangsdatei nutzen.

Fehler 6: Die Produktionsansicht ohne eigenen Abgleich freigeben

Eine ungeprüfte Zustimmung kann Fehler in Inhalt und Gestaltung passieren lassen. Vergleichen Sie beide Seiten, Kontaktdaten, eingebettete Schriften und den Mindestabstand von 4 mm zum Endformat. Die Checkliste vor Druckfreigabe unterstützt den Abgleich, bevor Sie die Produktion freigeben.

Öffnen Sie die PDF mit eingeschalteter Überdruckenvorschau, damit verdeckte Elemente auffallen. Prüfen Sie besonders, ob sämtliche Kontaktdaten vollständig und richtig geschrieben sind. Onlineprinters kontrolliert die Rechtschreibung nicht; dafür bleiben Sie verantwortlich. Eine technisch plausibel wirkende Ansicht ersetzt deshalb nicht die eigene Prüfung der Inhalte.

Vor Produktionsbeginn erhalten Sie die Druckdatenansicht per E-Mail zur Kontrolle und Freigabe. Der Liefertermin verschiebt sich um die Zeit, die bis zu Ihrer Zustimmung vergeht. Stimmen Sie erst zu, wenn beide Seiten, alle Angaben und die Abstände geprüft sind und die Ansicht Ihren Vorgaben entspricht.