Geschäftsdrucksachen für kleine Unternehmen: Formate, Materialien, Druckoptionen und Beschaffung

Das Wichtigste auf einen Blick

Geschäftsdrucksachen im Überblick

Briefpapier, Visitenkarten und Durchschreibesätze sind die Basis jeder Geschäftsausstattung. Sie tragen das Firmenlogo, halten Kontaktdaten bereit und dokumentieren Lieferungen oder Quittungen. Kleine Unternehmen brauchen selten Sonderformate, sondern verlässliche Standardlösungen. Für Standard-Briefpapier sind Papiergewichte von 80, 90, 100 und 120 g/m² Laser-Offset sowie 80 und 110 g/m² Recyclingpapier verfügbar.

Die Wahl hängt vom Einsatzzweck ab: Täglicher Schriftverkehr profitiert von 90 g/m², während repräsentative Schreiben auch zu 100 oder 120 g/m² greifen können. Visitenkarten und Formulare folgen eigenen technischen Anforderungen, die dieser Artikel Schritt für Schritt erklärt.

Ein kleines Unternehmen mit drei Mitarbeitern braucht überschaubare Mengen. Ein Jahresbedarf von 1000 Briefbögen, 500 Visitenkarten und 100 Durchschreibesätzen ist realistisch. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie diese Produkte konkret konfiguriert werden. Alle Produktdetails beziehen sich auf Onlineprinters als Beispielanbieter. Andere Druckereien bieten ähnliche Optionen, aber Preise und Verfügbarkeit unterscheiden sich. Deshalb sind die genannten Werte als Auswahlplan zu verstehen, nicht als verbindliche Bestellung.

Briefpapier: Formate, Grammaturen und Druckoptionen

Briefpapier gibt es in fünf DIN-Formaten: A4 (21,0 x 29,7 cm), A5 (14,8 x 21,0 cm), A6 (10,5 x 14,8 cm), DIN lang (10,5 x 21,0 cm) und 1/6 DIN (21,0 x 20,0 cm). Briefpapier kann einseitig (4/0) oder beidseitig (4/4) bedruckt werden. Für klassische Geschäftsbriefe reicht einseitiger Druck meist aus. Die Rückseite bleibt dann für eigene Notizen oder einen Stempel frei.

Beidseitiger Druck lohnt sich, wenn AGB oder Zusatzinformationen Platz finden sollen. Die optionale Lochung folgt ISO 838 und eignet sich für Ablage in Ordnern. Falzungen wie Wickelfalz oder Zickzackfalz sind nur nötig, wenn die Briefe in Standardumschläge passen müssen.

Das Endformat für A4-Briefpapier beträgt 21 x 29,7 cm. Für die Druckdaten müssen Sie 2 mm Beschnitt ringsum einplanen: Das Datenformat liegt dann bei 21,4 x 30,1 cm. Das Endformat für A4-Briefpapier beträgt 21 x 29,7 cm, das Datenformat inklusive 2 mm Beschnitt 21,4 x 30,1 cm. Wichtige Inhalte wie Logo oder Absender brauchen mindestens 4 mm Abstand zum Endformat.

Die Auflösung beträgt 300 dpi, der Farbmodus CMYK FOGRA52 für ungestrichene Papiere. Schriften müssen vollständig eingebettet oder in Kurven umgewandelt sein. Rechtschreibfehler prüft die Druckerei nicht.

Für den Jahresbedarf von 1000 Briefbögen A4 bietet sich die Kombination 90 g/m² Laser-Offset PEFC, einseitig 4/0, ohne Falzung und ohne Lochung an. Die Standardproduktionszeit beträgt 4 Arbeitstage; gegen Aufpreis sind 2 Arbeitstage oder Blitzdruck möglich. Die Standard-Produktionszeit für Briefpapier beträgt 4 Arbeitstage; optional sind 2 Arbeitstage oder Blitzdruck (0 Arbeitstage) wählbar. Der tatsächliche Liefertermin hängt zusätzlich vom Versand ab.

Der Anbieter nennt einen Nettopreis von 30,24 Euro für 1000 Stück 90 g/m² Laser-Offset einseitig, inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer rund 35,99 Euro. Das ist ein Beispielpreis, keine verbindliche Kalkulation für Folgeaufträge.

Visitenkarten: Format, Material und Veredelung

Visitenkarten im klassischen Format 85 x 55 mm passen in jede Brieftasche. Das Datenformat beträgt inklusive 2 mm Beschnitt 8,9 x 5,9 cm. Visitenkarten mit partiellem UV-Lack haben ein Endformat von 8,5 x 5,5 cm und ein Datenformat von 8,9 x 5,9 cm; die Auflösung muss 300 dpi betragen. Als Material führt der Anbieter 300 und 400 g/m² Bilderdruckpapier PEFC sowie 270 g/m² Chromokarton.

Für ein kleines Unternehmen ist 300 g/m² ein guter Kompromiss aus Stabilität und Kosten. Die Oberfläche kann matt oder glänzend gestrichen sein. Matt wirkt zurückhaltend und modern, glänzend eher klassisch und auffällig.

Vorder- und Rückseite werden vierfarbig (4/4) bedruckt. Eine partielle UV-Veredelung ist nur auf der Vorderseite möglich. Das bedeutet: Das Logo oder der Firmenname lassen sich vorn glänzend hervorheben, während die Rückseite schlicht mit Kontaktdaten bleibt. Beim fiktiven Unternehmen Musterbau Meier wird so verfahren: Vorn das Logo mit partiellem UV-Lack, hinten Anschrift, Telefon und E-Mail. Der Anbieter nennt 5 Arbeitstage Standardproduktion, optional 3 Arbeitstage.

Für das benannte Visitenkartenprodukt führt Onlineprinters 5 Arbeitstage Standardproduktion und optional 3 Arbeitstage auf. Die Produktionszeit ist eine Zeitspanne ab Druckfreigabe und sagt nichts über den Versandweg.

Für 500 Stück im Format 85 x 55 mm mit 300 g/m² Bilderdruckpapier PEFC, matt gestrichen, beidseitig 4/4 und partiellem UV-Lack vorn zeigt der Konfigurator einen Nettobasispreis von 34,16 Euro, zuzüglich 19 Prozent Mehrwertsteuer. Dieser Preis ist tagesaktuell beim Abruf am 15. September 2026 und kann sich ändern. Er enthält keinen Datencheck oder Expressproduktion. Die genannten Produktangaben gelten für das benannte Produkt von Onlineprinters. Verfügbarkeit und Liefertermin sind vor Auftrag zu bestätigen.

Durchschreibesätze: Aufbau, Papier und Bindung

Durchschreibesätze funktionieren ohne Kopiergerät. Beim Schreiben mit Kugelschreiber oder Bleistift entsteht durch Druck eine chemische Reaktion zwischen den beschichteten Schichten. Selbstdurchschreibepapier variiert in der Papierstärke zwischen 60 und 90 g/m² und ist holzfrei und FSC-zertifiziert. Das Oberblatt hat eine beschichtete Rückseite und dient als Farbgeber. Das Mittelblatt ist beidseitig beschichtet und empfängt wie auch weitergibt. Das Unterblatt ist nur auf der Vorderseite beschichtet. Die Reihenfolge ist zwingend: Oberblatt, Mittelblatt, Unterblatt. Nur dann überträgt sich die Schrift sauber.

Das Oberblatt ist hochweiß und kann vierfarbig bedruckt werden. Die Folgeblätter sind rosa oder gelb und werden einfarbig schwarz bedruckt. Durchschreibesätze gibt es zwei- oder dreiteilig; das Oberblatt ist hochweiß und vierfarbig bedruckbar, Zweit- und Drittblatt sind rosa oder gelb und einfarbig schwarz bedruckbar. Das Unternehmen Musterbau Meier wählt dreiteilige Sätze: weißes Oberblatt mit Firmeneindruck, rosa Mittelblatt und gelbes Unterblatt jeweils schwarz.

So sind Original und zwei Durchschriften auf einen Blick unterscheidbar. Der Anbieter bietet lose Sätze oder geleimte Blöcke an.

Für 100 Lieferschein-Sätze eignen sich zwei Blöcke mit je 50 Sätzen. Jeder Block enthält dann 50 x 3 = 150 Blätter, insgesamt 300 Blätter. Die Bindung erfolgt durch Blockleimung mit Kaltleim. Bei Durchschreibesätzen lassen sich zum Beispiel 50 Sätze mit je einem Ober- und zwei Unterblättern zu einem Block verarbeiten, was insgesamt 150 Blätter pro Block ergibt. Der Anbieter nennt für solche Blöcke eine Grammatur von 60 bis 90 g/m².

Ein stabiler Kartonrücken gibt dem Block Halt, ist aber optional. Die Blätter lassen sich einzeln abreißen, ohne die restlichen Sätze zu beschädigen.

Beschaffungsplan für das Beispielunternehmen

Das fiktive Kleinstunternehmen Musterbau Meier mit drei Mitarbeitern plant für ein Jahr 1000 Briefbögen, 500 Visitenkarten und 100 Durchschreibesätze. Die folgende Tabelle fasst die gewählten Optionen zusammen.

Die Produktionszeiten stammen aus den Produktseiten des Anbieters. Die Durchschreibesätze haben auf der Materialseite keine eigene Produktionszeit; deshalb steht dort "auf Anfrage". Der reale Liefertermin ergibt sich aus Produktionszeit plus Versanddauer und ist vor der Bestellung zu klären. Die Preise für Briefpapier und Visitenkarten sind die genannten Netto-Basispreise im Konfigurator. Für die Durchschreibesätze nennt die Materialseite keinen Preis. Ein verbindliches Angebot für zwei Blöcke mit je 50 Sätzen muss angefragt werden.

Dieser Beschaffungsplan ist ein Beispiel. Die Bedarfszahlen sind eigene Annahmen für ein Jahr. Sie können je nach Branche und Schreibaufkommen stark abweichen. Wichtig ist, dass die Produkte zusammenpassen: Das Briefpapier nimmt die normale Korrespondenz auf, die Visitenkarten sind für den persönlichen Kontakt gedacht, und die Durchschreibesätze sichern Belege ohne Strom oder Netz. Wer alle drei Produkte beim selben Anbieter bestellt, spart oft Versandkosten. Ob das hier zutrifft, muss der Anbieter bestätigen.

Druckdaten vorbereiten und Optionen prüfen

Alle drei Produkte benötigen korrekte Druckdaten. Für Briefpapier gilt: Datenformat 21,4 x 30,1 cm, Auflösung 300 dpi, Farbmodus CMYK FOGRA52, Schriften eingebettet. Für Visitenkarten: Datenformat 8,9 x 5,9 cm, Auflösung 300 dpi, Farbmodus CMYK FOGRA51 für gestrichene Papiere. Für Durchschreibesätze gelten die Vorgaben des jeweiligen Produkts im Shop. Wichtige Elemente immer mit mindestens 4 mm Abstand zum Endformat platzieren. Rechtschreibung prüfen Sie selbst; der Anbieter übernimmt das nicht. Datencheck und Designservice sind gegen Aufpreis zubuchbar.

Folgende Checkliste hilft vor der Beauftragung:

Druckdaten und Bestellung kontrollieren

Erst wenn alle Punkte bestätigt sind, sollte die Bestellung abgeschlossen werden. Der Anbieter Onlineprinters zeigt für Briefpapier und Visitenkarten Produktionszeiten in Arbeitstagen. Diese gelten ab Druckfreigabe, nicht ab Bestellung. Wenn eigene Druckdaten geprüft werden müssen oder ein Designservice gebucht wird, verlängert sich die Zeit entsprechend. Die Durchschreibesätze erfordern ohnehin eine individuelle Angebotsanfrage.

Häufige Fragen