Wie lässt sich Papier für Geschäftsausstattung lagern und rechtzeitig nachbestellen?

Das Wichtigste auf einen Blick

Lagerungsempfehlungen für Steinbeis Druck- und Kopierpapier

Für Papier ist das Raumklima entscheidend. Steinbeis empfiehlt für Lagerräume eine Temperatur von 10 °C bis 30 °C und eine relative Luftfeuchtigkeit von 20 % bis 80 %. Vermeiden Sie extreme Temperatur- oder Feuchtigkeitsschwankungen. Hitze, Kälte und direkte Sonneneinstrahlung können die Papiereigenschaften verändern. Stellen Sie Papier nicht in die Nähe von Heizungen, Klimaanlagen oder Fenstern mit starker Sonneneinstrahlung. Frost ist in jedem Fall zu vermeiden.

Die Lagerungs- und Verarbeitungsempfehlung von Steinbeis nennt diese Bedingungen ausdrücklich. Sie gilt für Kleinformat, Großformat und Rollenformat sowie für den späteren Einsatz in Kopierern, Laserdruckern, Inkjet-Druckern und Faxgeräten. Beachten Sie die Empfehlung auch in Arbeitsräumen, nicht nur im Lager.

Verarbeitungsbedingungen vor dem Druck

Lagern Sie das Papier mindestens 24 Stunden vor Gebrauch im Verarbeitungsraum, damit es sich an die Raumtemperatur angleichen kann. Öffnen Sie die Klimaschutzverpackung erst unmittelbar vor dem Gebrauch. Bei Arbeitsplatzdruckern mit geringer Druckleistung legen Sie nur so viele Blätter ein, wie Sie am Arbeitstag voraussichtlich bedrucken. Das vermeidet feuchtigkeitsbedingte Schwankungen weitgehend. Für die Verarbeitung empfiehlt Steinbeis 18 °C bis 24 °C und 40 % bis 60 % relative Luftfeuchtigkeit.

Nachbestellung planen: Verbrauch und Lieferzeit als Grundlage

Für die Nachbestellung brauchen Sie drei Zahlen: den durchschnittlichen Tagesverbrauch, die Wiederbeschaffungszeit und einen Sicherheitsbestand. Der Meldebestand ist die Summe aus Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit und Sicherheitsbestand. Unterschreitet Ihr nutzbarer Bestand diesen Meldebestand, sollten Sie nachbestellen. Zählen Sie nur brauchbares, aktuelles Material zum nutzbaren Bestand. Veraltetes oder beschädigtes Papier gehört nicht dazu.

Rechenbeispiel für den Meldebestand:

Bei 640 Blatt nutzbarem Bestand ist sofort nachzubestellen; nach 7 Arbeitstagen blieben rechnerisch 640 − 7 × 80 = 80 Blatt, unter dem Sicherheitsbestand von 160 Blatt. Bestellen Sie jetzt und vereinbaren Sie eine frühere Lieferung oder 80 Blatt Zwischenmenge. Diese Alternativen sind Planungsvorschläge, keine zugesagte Lieferleistung.

Die Bestellmenge kann sich am erwarteten Verbrauch ausrichten. Im Beispiel entsprechen 1600 Blatt 20 Arbeitstagen Verbrauch. So halten Sie den Bestand überschaubar und vermeiden zu große Lagermengen. Prüfen Sie regelmäßig Ihren tatsächlichen Verbrauch und passen Sie die Werte an.

Auch die Produktionszeit des Druckdienstleisters gehört in die Planung. Onlineprinters gibt für Briefpapier A4 eine Standardproduktionszeit von 4 Arbeitstagen an. Wählbar sind zudem 2 Arbeitstage und Blitzdruck mit 0 Arbeitstagen. Diese Angaben beziehen sich auf die reine Produktion, nicht auf den Versand. Die Produktionszeiten beim Online-Druckdienstleister sind Anbieterangaben und keine Lieferzusage. Planen Sie ausreichend Puffer für Versand und eventuelle Korrekturen ein.

Häufige Fragen

Welche Temperatur und Luftfeuchtigkeit sind für Steinbeis-Papier im Lager richtig?

Steinbeis empfiehlt für die Lagerung 10 °C bis 30 °C Raumtemperatur und 20 % bis 80 % relative Luftfeuchtigkeit. Vermeiden Sie extreme Schwankungen und Frost.

Wie lange muss Papier vor dem Druck akklimatisiert werden?

Das Papier sollte mindestens 24 Stunden vor Gebrauch im Verarbeitungsraum gelagert werden. Öffnen Sie die Klimaschutzverpackung erst unmittelbar vor dem Druck.

Was ist ein Meldebestand und wie berechne ich ihn?

Der Meldebestand ist der Bestand, bei dem Sie nachbestellen. Er ergibt sich aus Tagesverbrauch multipliziert mit Wiederbeschaffungszeit plus Sicherheitsbestand. Im Beispiel: 7 × 80 + 160 = 720 Blatt.