Druckverfahren
Druckabwicklung organisieren: Auftrag, Vorankündigung und Abnahme
Druckabwicklung Schritt für Schritt: Auftragsdaten, Layoutprüfung, Gebinde, Vorankündigung, Entgelt und Wareneingang. Mit Rechenbeispiel und Checkliste.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ab 5.000 Sendungen verlangt DIALOGPOST sieben Tage vor Sendungsübergabe eine digitale Vorankündigung; die finale Fassung muss mindestens zwei Tage vor Einlieferung stehen.
- Die Einlieferung erfolgt sortiert in Deutschlandbehältern; lose Ware ist unzulässig, und bei über 0,5 Tonnen sind zusätzlich Deutschlandpaletten zu fertigen.
- Das Nettoentgelt ergibt sich aus Preisstufe, möglichen Zuschlägen und Ermäßigungen. Für den Wegfall des Produktionszuschlags von 0,05 Euro je Sendung müssen Maschinenlesbarkeit, Gestaltung der Aufschriftseite und physische Beschaffenheit die Anforderungen an die Automationsfähigkeit erfüllen.
- Im Wareneingang prüfen Sie gegen die vereinbarte Spezifikation und rügen Abweichungen unverzüglich. Die eigene Stichprobe ist eine Arbeitshilfe, kein genormter Prüfplan.
Auftragsdaten und Layoutprüfung vor Produktionsstart festhalten
Was gehört in die Auftragsspezifikation? Halten Sie Endformat, Farbigkeit, Papier, Auflage, Liefertermin und Zahlungsbedingungen schriftlich fest. ONLINEPRINTERS unterscheidet das Datenformat mit Beschnittzugabe vom Endformat und trennt offenes vom geschlossenen Endformat. Diese Trennung hilft, spätere Maßabweichungen eindeutig zu beurteilen. Offenes und geschlossenes Endformat bei Druckdaten
Für DIALOGPOST sind die Formate normiert: Standard ist 150 bis 235 mm lang, 90 bis 125 mm breit und bis 5 mm dick. Auch 148 mm Länge im A6-Format sind zulässig, außer bei kreativen Sendungsformaten. Die Länge muss mindestens das 1,4-Fache der Breite betragen.
Groß reicht bis 353 mm Länge, 250 mm Breite und 30 mm Dicke. Das Gewicht bestimmt die Preisstufe. Bruchteile werden auf ganze Gramm aufgerundet, und alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. DIALOGPOST Preise, Maße und Mindestmengen
Die Layoutprüfung klärt nur Maschinenlesbarkeit und Gestaltung der Aufschriftseite. Der kostenlose Onlineservice bestätigt bei Erfolg die Automationsfähigkeit des Sendungslayouts für zwölf Monate. Die physische Beschaffenheit wird nicht geprüft. Deshalb kann trotz positivem Prüfbericht ein Produktionszuschlag anfallen, wenn das Papier oder die Sendung die Vorgaben nicht erfüllt. Automationsfähigkeit von Print-Mailing Layouts prüfen
Ein Fehlerbericht liefert Optimierungshinweise. Arbeiten Sie diese ein und laden Sie neu hoch, bevor Sie die Auflage produzieren. Die Layoutkorrektur allein verhindert den Produktionszuschlag von 0,05 Euro je Sendung nicht: Auch die physische Beschaffenheit muss für die maschinelle Verarbeitung geeignet sein.
Mengen, Gebinde und Termine vor der Einlieferung
Ab 5.000 Sendungen ist die Vorankündigung Pflicht. Sieben Tage vor Übergabe muss die Ankündigung digital im elektronischen Auftragsmanagement stehen. War sie nicht final, genügt eine vollständige Ankündigung zwei Tage vor Einlieferung. Die Toleranzen betragen einen Tag beim Termin und fünf Prozent bei der Menge.
Die Einlieferung selbst kann nur in Bunden oder Behältern erfolgen. Lose Übergabe ist nicht zulässig. Sortieren Sie nach auf- oder absteigender Postleitzahl und legen Sie mindestens Deutschlandbehälter 0 bis 9 an. Erst bei mehr als 0,5 Tonnen Gesamtgewicht müssen zusätzlich Deutschlandpaletten gefertigt werden.
Die Deutsche Post stellt dafür Einlieferungslisten, Leitzettel und die Broschüre Versandhandling bereit. Die Software Dialogpost Manager unterstützt die Versandvorbereitung. Diese Dokumente sind die Grundlage für die spätere Entgeltberechnung und Abrechnungskontrolle. Alle Downloads für Print-Mailings
Beispiel: Mengenkorridor und Gebinde
Angenommen, Sie kündigen 6.250 Sendungen mit je 18 Gramm an. Fünf Prozent Toleranz entsprechen 312,5 Stück. Da die Menge ganzzahlig sein muss, reicht der zulässige Korridor von 5.938 bis 6.562 Sendungen. Das Gesamtgewicht beträgt 6.250 mal 18 Gramm gleich 112.500 Gramm oder 112,5 Kilogramm. Damit bleiben Sie unter der 0,5-Tonnen-Schwelle und benötigen nur Deutschlandbehälter.
Ablaufsteuerung: Schritt für Schritt zur Einlieferung
Die folgende Tabelle ist ein eigenes Planungsbeispiel. Die zehn und acht Tage sind selbst gewählte Puffer; die sieben Tage für die Vorankündigung stammen von der Deutschen Post.
Ablaufsteuerung Schritt für Schritt
| Schritt | Auslösende Bedingung | Pflichtangabe oder Nachweis | Entgeltrelevante Folge | Eskalationspunkt |
|---|---|---|---|---|
| Layoutprüfung | 10 Tage vor Einlieferung | PDF-Upload, positiver Prüfbericht | Bei fehlender Automationsfähigkeit: 0,05 €/Sendung | Fehlerbericht nicht behoben |
| Wiedervorlage | 8 Tage vor Einlieferung | Gültige 12-Monats-Bestätigung | Ablauf macht neue Prüfung nötig | Bestätigung älter als 12 Monate |
| Vorankündigung | 7 Tage vor Übergabe | Vorankündigung im AM; falls nicht final, vollständig spätestens 2 Tage vor Einlieferung | Verspätung gefährdet Einlieferung | Ankündigung erst 1 Tag vorher |
| Gebindefertigung | Vor der Einlieferung | Sortierung, Behälter 0 bis 9 | Lose Ware unzulässig | Kein Behälter vorhanden |
| Einlieferung | Termin | Einlieferungsliste | Entgeltberechnung nach Liste | Liste fehlt oder weicht ab |
Entgeltberechnung und Abrechnungskontrolle
Das Nettoentgelt folgt aus Preisstufe, Menge und etwaigen Zuschlägen. Für DIALOGPOST Standard bis 20 Gramm beträgt der Preis 0,38 Euro je Sendung. Ermäßigungen von vier Prozent für Bund- und Behälterfertigung setzen mindestens 5.000 Sendungen und Vorsortierung Leitregion voraus. Ohne diese Sortierung bleibt die Ermäßigung aus.
Für nicht automationsfähige Sendungen wird ein Produktionszuschlag von 0,05 Euro je Stück erhoben. Vom 1. September bis 31. Dezember kommen 0,01 Euro Saisonzuschlag je Sendung hinzu. Zuschläge werden nicht rabattiert. Liegen mehr Sendungen vor als angegeben, wird der fehlende Betrag nacherhoben; bei weniger wird zu viel gezahltes Entgelt erstattet.
Rechenbeispiel: Nettoentgelt prüfen
Ein eigenes Beispiel für eine Einlieferung im Juni: 6.250 Sendungen à 0,38 Euro ergeben 2.375,00 Euro netto. Ohne Produktionszuschlag und ohne Ermäßigung bleibt es bei diesem Betrag zuzüglich Umsatzsteuer. Werden tatsächlich nur 5.875 Stück angeliefert, liegt die Menge 375 Stück unter der angekündigten Zahl. Die Deutsche Post erstattet dann 375 mal 0,38 Euro gleich 142,50 Euro netto. Die Erstattung erfolgt auf das zu viel gezahlte Entgelt.
Wareneingang nach dokumentierten Kriterien prüfen
Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, verlangt § 377 HGB unverzügliche Untersuchung, soweit der ordnungsmäßige Geschäftsgang es zulässt. Erkennbare Mängel sind dem Verkäufer unverzüglich anzuzeigen, versteckte unverzüglich nach Entdeckung. Sonst gilt die Ware hinsichtlich dieser Mängel als genehmigt. Rechtzeitige Absendung der Anzeige genügt. Bei arglistigem Verschweigen kann der Verkäufer sich auf diese Vorschriften nicht berufen. Prüfungs- und Rügepflicht des Käufers
SAXOPRINT konkretisiert in seinen AGB für Unternehmer: offensichtliche Mängel binnen zwei Wochen ab Empfang schriftlich anzeigen, versteckte binnen zwei Wochen nach Entdeckung. Das ist eine Anbieterregelung, keine allgemeine gesetzliche Frist. Beachten Sie daneben die gesetzliche unverzügliche Anzeige bei beidseitigen Handelsgeschäften. Gewährleistungsregelung von SAXOPRINT
Eigene Stichprobe, eindeutig gekennzeichnet
Nehmen Sie 20 Sendungen aus verschiedenen Gebinden. Prüfen Sie Endformat, Falzlage und Farbeindruck gegen die vereinbarte Spezifikation und eine ausdrücklich vereinbarte Farbvorlage. Diese Stichprobe ist eine Arbeitshilfe, kein statistisch repräsentativer Plan und keine Grundlage für Aussagen über die gesamte Auflage.
Dokumentieren Sie jede Abweichung mit Maßangabe, Datum und aufbewahrtem Muster. Liegt eine Falzkante 3 mm neben der vereinbarten Position, melden Sie das mit allen Daten an den Druckdienstleister. Dieser Befund beweist weder einen Mangel der gesamten Auflage noch definiert er eine universelle 3-mm-Toleranz.
Grammatur laborgestützt prüfen
Fogra bestimmt die flächenbezogene Masse im Labor: Ein kreisrunder Bereich definierter Größe wird ausgestanzt und mit einer Präzisionswaage gemessen. Aus dem Quotienten von Gewicht und Fläche ergibt sich die flächenbezogene Masse in Gramm je Quadratmeter. Flächenbezogene Masse von Papier prüfen
Eigenes Rechenbeispiel ohne Anspruch auf Normkonformität: Eine Probe von 100 cm² entspricht 0,01 m². Wiegt sie 1,35 g, ergibt die Rechnung 1,35 g geteilt durch 0,01 m² gleich 135 g/m². Das veranschaulicht das Prinzip, ersetzt aber keine genormte Laborprüfung.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn die Vorankündigung erst einen Tag vor Einlieferung erfolgt?
Dann liegt ein Verstoß gegen die Pflicht vor, mindestens zwei Tage vor der Einlieferung eine vollständige Ankündigung im elektronischen Auftragsmanagement zu hinterlegen. Melden Sie den Auftrag deshalb so früh wie möglich nach, damit die vollständige Ankündigung rechtzeitig vorliegt.
Wie weise ich eine Farbabweichung nach?
Vergleichen Sie gegen die ausdrücklich vereinbarte Farbvorlage, nicht gegen eine unverbindliche Bildschirmdarstellung. Halten Sie die Abweichung fotografisch und schriftlich fest, bewahren Sie Muster auf und zeigen Sie den Mangel unverzüglich an. Ohne verbindliche Vorlage bleibt die Bewertung schwierig.
Was mache ich, wenn die angelieferte Menge von der Einlieferungsliste abweicht?
Dokumentieren Sie die tatsächliche Menge und melden Sie die Differenz. Die Deutsche Post erstattet zu viel gezahltes Entgelt bei geringerer Menge und erhebt bei größerer Menge den fehlenden Betrag nach. Grundlage ist die Einlieferungsliste.
