Wareneingang von Druckerzeugnissen: Endformat messen, dokumentieren, Mängel fristgerecht anzeigen

Das Wichtigste auf einen Blick

Endformat aus dem Auftrag bestimmen

Bevor Sie messen, klären Sie das vereinbarte Endformat. Das Endformat bezeichnet die Maße des fertig gedruckten und zugeschnittenen Produkts; die Beschnittzugabe ist darin nicht enthalten. Bei gefalzten Erzeugnissen unterscheidet man zwischen dem offenen Endformat als Größe des vollständig aufgeklappten Produkts und dem geschlossenen Endformat als Größe des gefalzten und zusammengeklappten Produkts. Onlinedruckereien erläutern diesen Unterschied in ihren Druckdatenhinweisen.

Halten Sie das vereinbarte geschlossene Endformat in Ihrer Prüftabelle fest. Bei 2.500 gefalzten Flyern könnte das zum Beispiel 105 x 210 mm sein. Prüfen Sie ausschließlich dagegen, nicht gegen ein offenes Format oder das Datenformat. Nur so erkennen Sie eine Abweichung in der Breite oder Höhe nachvollziehbar.

Für farbige Drucke ist eine geeignete Referenz hilfreich. Onlinedruckereien wie ONLINEPRINTERS empfehlen bei Broschüren und Katalogen einen farbverbindlichen Proof der Titelseite. Deren Kontrollexemplar, auch Standplot genannt, dient dagegen der Prüfung von Seitenreihenfolge, Positionierung und Bindung; es ist weder material- noch farbverbindlich und wird nicht auf das Endformat zugeschnitten. Diese Angaben betreffen deren eigenes Prüfprodukt und lassen sich nicht pauschal auf Flyer übertragen.

Lieferung prüfen und Prüfbeobachtungen festhalten

Nehmen Sie die Lieferung entgegen und dokumentieren Sie den Eingang mit Datum und Uhrzeit. Entnehmen Sie anschließend eine klar beschriebene Stichprobe, etwa aus vier Kartons je fünf Exemplaren, insgesamt 20 Stück. Messen Sie bei jedem Exemplar das geschlossene Endformat und notieren Sie die Einzelwerte. Eine solche Stichprobe ist eine Arbeitshilfe, aber kein statistisch repräsentativer Prüfplan. Der Befund betrifft nur die geprüften Stücke, nicht automatisch die ganze Auflage.

Beispielprotokoll, ausdrücklich hypothetisch und mit einem fiktiven Druckdienstleister:

Dieses Beispielprotokoll trennt Beobachtung und Bewertung. Ob eine 3-mm-Abweichung einen Sachmangel darstellt, hängt vom konkreten Vertrag und den Umständen ab. SAXOPRINT weist in seinen AGB darauf hin, dass produktionsbedingte geringfügige Schnitt- und Falztoleranzen unvermeidbar sein können. Das ist eine Anbieterklausel, keine allgemeine Rechtsregel oder branchenweite Toleranz. Lesen Sie die konkrete Klausel im Abschnitt Gewährleistung.

Rechtzeitige Mängelanzeige vorbereiten

Für Kaufleute im beidseitigen Handelsgeschäft gilt § 377 HGB: Der Käufer muss die Ware unverzüglich nach Ablieferung untersuchen, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist, und erkennbare Mängel unverzüglich dem Verkäufer anzeigen. Unterlässt er die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt, außer bei einem nicht erkennbaren Mangel. Zeigt sich dieser später, muss die Anzeige unverzüglich nach Entdeckung erfolgen; sonst gilt die Ware insoweit als genehmigt. Die rechtzeitige Absendung genügt. Die Norm setzt ein beidseitiges Handelsgeschäft voraus und gilt nicht für Verbraucherverträge.

SAXOPRINT verlangt bei Unternehmern zusätzlich die Anzeige offensichtlicher Mängel binnen zwei Wochen ab Empfang und versteckter Mängel binnen zwei Wochen nach Entdeckung. E-Mail genügt bei diesem Anbieter. Das ist eine vertragliche Frist, keine gesetzliche Frist für alle Druckaufträge. Dokumentieren Sie deshalb den Versandbeleg und die Eingangsbestätigung.

Ausgefülltes Prüfprotokoll für eine Maßabweichung

Ein vollständiges Protokoll enthält fünf Zeilen: Auftrag, Lieferung und Prüfung, Beobachtung, Belege und Anzeige. Die Anzeige sollte am selben Tag per E-Mail an den vertraglichen Verkäufer gehen. In der E-Mail stehen Auftragsnummer, Soll- und Ist-Maße, die Anzahl untersuchter und auffälliger Stücke sowie die Bitte um Klärung und Nacherfüllung. Speichern Sie den Versandbeleg und notieren Sie die Eingangsbestätigung.

Das Protokoll beansprucht keine automatische Anerkennung des Mangels oder Rückabwicklung. Der Verkäufer kann die Ware prüfen und Nacherfüllung anbieten. Bei einem Werklieferungsvertrag über herzustellende bewegliche Sachen finden die Kaufvorschriften Anwendung. Das stellt § 650 BGB klar.

Lagern Sie die beanstandete Ware bis zur Klärung getrennt. Senden Sie markierte Muster nur auf Anforderung und dokumentieren Sie den Versand.

Häufige Fragen

Wie schnell muss ich nach der Lieferung prüfen?

Für Kaufleute im beidseitigen Handelsgeschäft gilt unverzüglich, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist. Eine starre Stundenzahl nennt das Gesetz nicht. Bei SAXOPRINT sind offensichtliche Mängel binnen zwei Wochen ab Empfang schriftlich anzuzeigen; das ist die vertragliche Frist dieses Anbieters.

Welches Maß ist bei gefalzten Flyern entscheidend?

Das geschlossene Endformat. Es beschreibt die Größe des gefalzten und zusammengeklappten Produkts. Messen Sie also nach dem Falzen und Zusammendrücken, nicht im aufgefalteten Zustand.

Genügt eine E-Mail als Mängelanzeige?

Nach § 377 HGB genügt die rechtzeitige Absendung; eine bestimmte Schriftform verlangt die Norm nicht. SAXOPRINT akzeptiert ausdrücklich E-Mail. Speichern Sie den Versandbeleg und die Eingangsbestätigung.